Como funciona o controle de horas em viagens de trabalho?

Viagens de trabalho são caracterizadas como serviços externos, sendo as atividades desempenhadas pelo colaborador fora do ambiente da empresa. Assim, para que a jornada seja monitorada da forma correta, é preciso entender quais os principais pontos e alternativas para manter o controle de horas durante o período. Isso porque, mesmo que exista um planejamento de como as atividades devem ocorrer, sempre existirão imprevistos que podem afetar a programação, impactando no tempo dedicado pelo colaborador. As viagens de trabalho estão previstas na CLT, com regras sobre pontos como reembolso, tempo à disposição, pernoite e alternativas para o controle de horas durante os trajetos. Por isso, é importante estar atento a cada um desses pontos para que a empresa não cometa irregularidades ou seja punida pela Justiça do Trabalho. E para isso, aqui nós iremos explicar os principais pontos sobre o controle de horas em viagens e qual a melhor alternativa para garantir uma gestão mais segura.

Como o controle de horas funciona durante as viagens?

Diferente do controle rotineiro, a gestão da jornada durante as viagens precisa levar em consideração alguns pontos específicos, como:

• Deslocamento na viagem;
• Pernoite;

Abaixo iremos descrever cada um e mostrar como eles devem ser analisados.

Tempo à disposição do empregador x deslocamento na viagem

Com a Reforma Trabalhista, este tópico foi alterado, determinando os seguintes pontos no art. 4:

• 2º Por não se considerar tempo à disposição do empregador, não será computado como período extraordinário o que exceder a jornada normal, ainda que ultrapasse o limite de cinco minutos previsto no § 1º do art. 58 desta Consolidação, quando o empregado, por escolha própria, buscar proteção pessoal, em caso de insegurança nas vias públicas ou más condições climáticas, bem como adentrar ou permanecer nas dependências da empresa para exercer atividades particulares, entre outras:

I - práticas religiosas; II - descanso; III - lazer; IV - estudo; V - alimentação; VI - atividades de relacionamento social; VII - higiene pessoal; VIII - troca de roupa ou uniforme, quando não houver obrigatoriedade de realizar a troca na empresa.” (NR) Além disso, a Reforma também descreve o ponto relacionado ao deslocamento do colaborador no art. 58:

• 2º O tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não ser tempo à disposição do empregador.

E aqui surge a dúvida sobre se o tempo da viagem (saindo do ponto de partida ao destino final) é considerado como à disposição. Para isso, é preciso reavaliar o próprio art. 4, que diz: Art. 4º - Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada. Assim, é possível considerar este tempo — do início da viagem até o destino — como à disposição, sendo necessária a computação para o controle de horas. Aqui também é importante lembrar que este ponto se refere às viagens iniciadas fora do horário de trabalho, como também para fora do município da empresa.

Pernoite

A legislação determina que os colaboradores devem ter o direito a pelo menos 11 horas de descanso entre o fim de uma jornada e o início de outra. Isso significa que a pernoite não entra nos cálculos de controle de horas em viagens. Assim, mesmo que o colaborador esteja dormindo fora de sua residência, essas 11 horas não devem ingressar no cálculo.

Reembolsos e diárias

Uma das finalidades do controle de horas em viagens é o cálculo de reembolsos e diárias para o colaborador. Somente através da comprovação das horas destinadas é possível analisar de forma segura o valor devido. E outra dúvida frequente está em saber se as diárias e reembolsos de viagens são valores que devem ser integrados no salário do colaborador. Mas a resposta é não. As diárias e reembolsos de viagem não fazem parte do que conhecemos como o salário fixo do colaborador, como determina o art. 457 da Reforma Trabalhista:

• 2º As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

Qual a melhor alternativa para fazer o controle de horas em viagens?

A prática mais comum é a que as empresas desenvolvem um documento ou planilha institucional, no qual o colaborador deverá preencher manualmente os horários de início e finalização das atividades. Apesar de ser um modelo que oferece menores custos, ele gera para a empresa um grande risco. Afinal, como garantir que aquelas foram as horas exatas? Será que os colaboradores estão preenchendo corretamente? Naqueles horários é possível provar que o tempo estava sendo dedicado ao trabalho? Essas são algumas dúvidas que acabam não sendo respondidas com o uso desse formato. A melhor solução é buscar o uso da tecnologia como uma aliada para a gestão da empresa, investindo em soluções como sistemas de controle de ponto digital ou aplicativos de apontamento de horas em tempo real. Isso vai garantir que o controle de horas seja feito de forma segura, permitindo que tanto o colaborador quanto a empresa possam gerenciar a produtividade e os esforços destinados durante a viagem. Com este formato, você faz com que a gestão esteja livre de “achismos” e promove um relacionamento mais seguro entre empresa e funcionários.